Proje Yönetiminde Roller
* * *
Proje Sponsorunun / Başlatıcısının Rolü
Sponsor temelde proje için finansal kaynakları sağlayan kişidir; ancak projeye destek sağlamak ve projeyi gereksiz değişikliklerden korumak gibi ek görevleri de vardır.
Tedarik durumlarında müşteri (alıcı) aynı zamanda sponsor olabilir. Bu gibi durumlarda tedarikçinin de bir sponsoru olmalıdır.
Sponsor veya yönetimden birinin aşağıdaki listelerde ayrıntıları verilen işlevleri yerine getirememesi durumunda, proje zarar görecek, zaman ve kaynak israfı söz konusu olabilecektir.
Proje kuruluşun stratejik hedeflerini karşılamaya devam ettiği sürece, Yönetim, projenin koruyucusu olarak hizmet etmelidir. Yönetim, program veya portföy yöneticileri dahil olmak üzere kuruluştaki proje yöneticisinden daha kıdemli olan herkestir.
Sponsorun ve/veya üst yönetimin bir kuruluştaki rolünü anlamak için aşağıdaki listeyi dikkatlerinize sunarız.
Proje başlatma sırasında veya öncesinde, sponsor:
* Karşılanması gereken gereksinimleri vardır
* Projede bir paydaştır
* Proje için iş gerekçesinin (business case) geliştirilmesine katkı sağlar
* Ölçülebilir proje hedeflerinin belirlenmesine yardımcı olur
* Özellikle proje konsepti geliştirilirken projeyi savunur
* Projeden haberi olmayanlar için projenin sesi veya sözcüsü olur (Üst Yönetim dahil)
* Proje için uygun desteği toplar
* Kuruluş genelinde projeye inanılmasını sağlar
* Finansman sağlar
* Üst düzey gereksinimleri sağlar
* Projenin ilk kapsamı hakkında bilgi sağlar
* Kilometre taşlarını, önemli olayları veya proje bitiş tarihini (müşteri ile birlikte) dikte edebilir
* Kısıtlar arasındaki öncelikleri belirler (müşteri tarafından yapılmadıysa)
* Proje başlatma belgesinin geliştirilmesine yardımcı olan bilgileri sağlar
* Proje başlatma belgesinde belirtildiği gibi proje yöneticisine yetki verir
* Projeler arasında öncelikleri belirler
* Paydaşlar tarafından üst düzey gereksinimlerin ve kapsamın nihai hale getirilmesini teşvik eder
* Proje yöneticisinin yardımıyla projenin onaylanması ve resmileştirilmesi sürecini gerektiği gibi yönlendirir
Proje planlaması sırasında sponsor:
* Proje ekibine plan yapması için zaman sağlar
* İş Kırılım Yapısını (İKY) gözden geçirebilir
* Riskleri tanımlar
* Projeyi denetlemek için yönetimin ihtiyaç duyduğu raporları belirler
* Uzman görüşü sağlar
* Nihai proje yönetim planını onaylar
Proje yürütme, proje izleme ve kontrol sırasında, sponsor:
* Proje yöneticilerini destekler
* Projeyi dış etkilerden ve değişikliklerden korur
* Kalite politikalarını uygular
* Uzman görüşü sağlar
* Proje yöneticisinin kontrolünü aşan çatışmaları çözer
* Değişiklikleri onaylar, reddeder veya erteler ya da bir değişiklik kontrol kuruluna bunu yapması için yetki verir
* Kalite incelemesinin yürütülmesini kontrol edebilir
* Kapsama dair soruları netleştirir
* İlerlemeyi izlemek için proje yöneticisi ile birlikte çalışır
Proje kapanışı sırasında, sponsor:
* Teslimatların resmî kabulünü sağlar (eğer müşteri ise)
* Teslimatların müşteriye bütüncül ve verimli bir şekilde aktarılmasını sağlar
* Proje ile ilgili verilerin/kayıtların toplanmasını destekler
Proje Ekibinin Rolü
Proje ekibi, proje yöneticisi de dahil olmak üzere, projedeki işleri tamamlayacak bir grup insandır. Ekip üyeleri, proje boyunca değişebilir; ekleme ya da güncellemeler olabilir.
Genel olarak, İş Kırılım Yapısını (İKY) oluşturarak yapılması gerekenleri planlamaya yardımcı olmak ekibin görevidir. Yine iş paketleri veya faaliyetler için tahminleri planlamaya yardımcı olmak ekibin görevidir. Ekip üyeleri, projenin yürütme, izleme ve kontrol etme aşamalarında, iş paketlerinde temsil edilen teslimatları üretmek için faaliyetleri tamamlar. Ayrıca proje yönetim planından sapmaların tespitine yardımcı olur.
Daha spesifik olarak, ekip aşağıdaki hususlarda yardımcı olur:
* Paydaşları belirlemek ve dahil etmek
* Gereksinimleri belirlemek
* Kısıtları ve varsayımları belirlemek
* İş Kırılım Yapısını (İKY) oluşturmak
* Faaliyetlerinden sorumlu oldukları iş paketlerini ayrıştırmak
* Faaliyetler arasındaki bağımlılıkları belirlemek
* Takvim ve maliyet tahminlerini sağlamak
* Risk yönetimi sürecine katılmak
* Kalite ve iletişim planlarına uymak
* Temel kuralları uygulamak
* Proje kapsam bildiriminde tanımlanan işleri gerçekleştirmek için proje yönetim planındaki faaliyetleri yürütmek
* Proje ekibi toplantılarına katılmak
* Düzeltici eylemler de dahil olmak üzere projede değişiklikler önermek
* Onaylanmış değişiklikleri uygulamak
* Yeni bilgi paylaşmak
* Öğrenilen dersler bilgi tabanına katkıda bulunmak
Çevik ortamlarda, ekip üyeleri, müşteri ile kullanıcı hikayelerini netleştirmekten sorumludur. Böylelikle Kanban panoları ve iş bitirme çizelgeleri (burndown charts) gibi araçları kullanarak sürümü (release) ve yinelemeyi (iteration) tahmin edip planlayabilir, geriye dönük incelemeler yapabilir ve proje bilgilerini güncelleyebilirler.
Paydaşların Rolü
Bir paydaş, projeden etkilenen veya projeyi olumlu/olumsuz etkileyebilecek olan herkestir. Buna müşteri veya son kullanıcı, proje yöneticisi ve ekibi, projenin sponsoru, program ve portföy yöneticileri, proje yönetim ofisi, organizasyon içindeki birimler (iş analizi, pazarlama tedariki, kalite veya hukuk işleri vb) ve hizmet sağlayan tedarikçiler de dahildir.
Paydaşlar, projeyi planlama ve yönetme sürecine, birçok insanın gerçek dünyadaki projelerinde alışık olduğundan daha kapsamlı bir şekilde dahil edilmelidir.
Örneğin, paydaşların dahil olabileceği kısımlar:
* Proje başlatma belgesinin ve proje kapsam bildiriminin oluşturulması
* Proje yönetim planının geliştirilmesi
* Proje değişikliklerini onaylamak ve değişiklik kontrol kurulunda görev almak
* Kısıtları ve varsayımları belirlemek
* Gereksinimleri belirlemek
* Risk yönetimi
Çevik bir ortamda proje sahibi rolü, özellikleri (features) ve işlevleri (functions) önceliklendirmek için çevik ekiple birlikte çalışmaktan sorumlu işletmeden biri tarafından doldurulabilir. Bu kişi ayrıca aşağıdaki süreçlere dahil olabilir:
* Gözden geçirmelere (review) katılmak ve sunulan çıktıları kabul etmek.
* Risk sahibi olmak.
* Faz geçişi incelemelerine katılmak
* Yönetişim süreçlerine dahil olmak
* Açık konuları tanımlamak
* Öğrenilen dersler süreçlerine dahil olmak
* Uzman görüşü sağlamak
Fonksiyonel veya Kaynak Yöneticisinin Rolü
Bir fonksiyonel veya kaynak yöneticisi, BT, mühendislik, halkla ilişkiler, pazarlama vb. gibi belirli bir departmandaki insan ve fiziksel kaynakları yönetir ve bunlardan sorumludur. Projenin ihtiyaçlarını karşılamak için proje yöneticisi ile birlikte çalışmaktan sorumludurlar.
İnsan, tesis veya ekipman yöneticileri olarak, bu kaynakların projeler ve diğer organizasyonel işler için kullanılabilirliğini gösteren bir takvim tutarlar ve aynı anda birden fazla projenin ihtiyaç duyduğu kaynaklar için proje yöneticilerine destek sağlarlar. Proje yöneticisinin işlevsel yönetici tarafından sağlanan kaynaklarla ilgili sorunları varsa, yöneticiler sorunları çözmek için işbirliği yapar.
Fonksiyonel yöneticilerin bir projeye ne ölçüde dahil olduğu organizasyon yapısına bağlıdır. Bir matris organizasyonda, fonksiyonel yöneticiler ve proje yöneticileri, bireylerin çalışmalarını yönlendirme ve projede ihtiyaç duyulan fiziksel kaynakları yönetme sorumluluğunu paylaşır.
Proje odaklı bir organizasyonda, proje yöneticisi ekip kaynaklarının tüm yönetimini yapar. Buna karşılık, proje yöneticisi, sorumluluğun işlevsel yöneticilere düştüğü işlevsel bir organizasyonda çok az yönlendirme yapar. Çatışmayı önlemek için, proje yöneticisi ve fonksiyonel yöneticiler, proje ve fonksiyonel çalışmayı tamamlamak için kaynakların kullanımına ilişkin kendi ihtiyaçlarını dengelemelidir. Bu ilişkiyi yönetmek, iletişim ve ekip yönetimi becerilerini kullanarak genellikle proje yöneticisinin sorumluluğundadır.
Fonksiyonel yöneticiler tarafından bir projede gerçekleştirilen belirli faaliyetler, projenin türüne olduğu kadar organizasyon yapısının türüne de bağlı olarak büyük ölçüde değişir. Bunlar aşağıda listelenen hususlar olabilir:
* Ekibe belirli kişilerin atanması, ekip ve fiziksel kaynaklarla ilgili olarak proje yöneticisi ile müzakere edilmesi
* Proje yöneticisine, projeyi etkileyebilecek diğer projeler veya birimdeki iş talepleri hakkında bilgi vermek
* İş paketleri veya faaliyetler atanana kadar ilk planlamaya katılmak
* Konu uzmanlığı sağlama
* Kendisine bağlı ekip veya fiziksel kaynaklar söz konusu ise nihai takvimi onaylamak
* Kendisine bağlı ekip veya fiziksel kaynaklar söz konusu ise nihai proje yönetimi planını onaylamak
* Düzeltici eylemler de dahil olmak üzere projede değişiklikler önermek
* Kendi fonksiyonel alanlarındaki faaliyetleri yönetmek
* Kendisine bağlı ekip veya fiziksel kaynaklarla ilgili sorunlara yardımcı olmak
* Kaynak kullanımını iyileştirmek
* Ekip üyelerinin tanınması ve ödüllendirme sürecine dahil olmak
* Risk belirlemeye ve kalite yönetimine katılma
* Değişiklik kontrol yönetimi sürecine dahil olmak
Proje Yöneticisinin Rolü
Sade bir şekilde ifade etmek gerekirse proje yöneticisi; proje hedeflerini karşılamak, kuruluşa değer ve fayda sağlamak için projeyi yönetmekten sorumludur.
Bir proje yöneticisi olarak, insanların hemfikir olduğu ve gerçekçi olduğuna inandıkları ve daha da önemlisi, itibarınızı kazanabileceğiniz bir proje yönetim planı bulmanız gerektiğini unutmayın. Bir proje yöneticisi, onaylanan değişiklikler de dahil olmak üzere bir projenin proje takvimine ve bütçesine göre tamamlanmasını ve diğer hedefleri karşılamasını sağlamaktan sorumludur. Proje yöneticisi, proje faydalarını sağlamaktan sorumlu tutulur.
Günümüzün proje ortamlarında, projeleri yöneten kişiler, uygun proje yönetiminin neleri içerdiğine dair bilgi eksikliklerinin farkında olmayabilirler. Birçok şirket gerçekleştirmek istedikleri faydaları sağlamada proje yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu anlamayabilir. Proje yöneticisi unvanına sahip kişiler çoğu zaman gerçek anlamda proje yöneticisi değildir; bunun yerine rolleri daha çok bir proje koordinatörüdür.
Proje yöneticisinin çalışmalarının proje ekibinin üyeleri tarafından paylaşılabileceğini unutmayın. Bu durum "Projenin Ekibinin Rolü" bölümünde açıklanmıştır.
Proje yöneticisinin yetki düzeyi, organizasyonun yapısına ve yarı zamanlı mı yoksa sözleşmeli mi atandığı gibi diğer faktörlere bağlı olarak değişebilir.
Proje yöneticisinin rolü aşağıdaki maddeleri içerir:
* En geç proje başlangıcında projeye atanır
* Proje başlatma belgesinin yazılmasına yardımcı olur
* Projeden sorumludur, ancak kaynaklardan sorumlu olma zorunluluğu yoktur
* Teknik uzman olmak zorunda değildir
* Kısıtları ve varsayımları tanımlar ve analiz eder
* Proje planlama süreçlerine öncülük eder ve yönlendirir
* Proje için uygun süreçleri seçer
* Aktiviteler arasındaki bağımlılıkları tanımlar
* Gerçekçi olmayan takvim gereksinimlerini analiz eder ve gerçekçi bir takvim oluşturmak için çaba gösterir
* Proje için zaman ve maliyet rezervleri geliştirir
* Projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gerekli yetki ve sorumluluğa sahiptir
* Gerektiğinde “Hayır” der
* Proje bileşenlerini müşterinin ihtiyaçlarını karşılayan uyumlu bir bütün halinde bütünleştirir
* Proje yönetim planını sonuçlandırır ve onayını alır
* İyi iletişimi teşvik ederek proje ekibini ve ekibin çalıştığı atmosferi etkiler
* Kültürel farklılıkların olumlu yönlerine odaklanır ve takım sorunlarını çözer
* Problemlerle uğraşmaktansa proaktif olmaya daha fazla zaman harcar
* Özellikle küresel ekipler, sanal ekipler veya birden çok kuruluşu içeren projeler söz konusu olduğunda, kültürel farklılıkların projeyi nasıl etkileyebileceğini anlar
* Proje ekibi ve diğer paydaşlar arasındaki profesyonel etkileşimleri sağlar
* Proje ekibi ve kilit paydaşlar arasındaki etkileşimler için eşgüdüm sağlar
* Profesyonel ve sosyal sorumluluğu anlar ve uygular
* Uygulama aşamasında ekibe ve diğer paydaşlara yardımcı olur
* İletişim kurar
* Ekibi geliştirir
* Ödül sistemini ve tanınmayı kullanır
* Gerekli kalite seviyelerini belirler ve sunar
* Paydaşları tanımlar, paydaş katılımını destekler ve proje boyunca paydaş beklentilerini yönetir
* Öğrenilen derslerin paylaşılması da dahil olmak üzere proje bilgisini yönetir
* Problemleri çözer
* Karar verir
* Etik ilkeler çerçevesinde davranır ve liderlik gösterir
* Kaynakları yönetir ve kontrol eder
* Performansı ölçerek ve plandan sapmaları belirleyerek proje üzerinde kontrol sağlar
* Beklentilerle uyumlu olduklarından emin olmak için riski, iletişimi ve paydaş katılımını izler
* Önerilen düzeltici ve önleyici eylemler için değişiklik taleplerine olan ihtiyacı belirler
* Bir yetkili olarak değişiklikleri onaylar veya reddeder. Değişiklik kontrol kurulunu yönetir ve sık sık değişiklik kontrol kuruluna yer alır
* Proje çalışmasındaki sapmaları ve eğilimleri belirlemek için metrikleri kullanır ve bu sapmaların ve eğilimlerin etkisini analiz etmekten sorumludur
* Proje yönetim planından sapmaları çözmek için ekip üyeleriyle birlikte çalışır
* Ekip üyelerinin risk yönetimine ve risk yanıtlarına odaklanması sağlar
* Proje aşamalarının ve projenin kapanışını gerçekleştirir
* Proje yönetimine dair faaliyetlerin çoğunu gerçekleştirir veya delege eder
* Proje yönetimi bilgisini uygular ve proje başarısına ulaşmak için kişisel ve liderlik becerilerini kullanır
* Projenin başarısı veya başarısızlığından sorumludur
Portföy Yöneticisinin Rolü
Portföy yöneticisi, bir portföyü oluşturan projelerin veya programların yönetişiminden sorumludur. Bir proje; projenin değerine, potansiyel yatırım getirisine, kurumsal stratejiyle uyumlu olup olmadığına, projeyle ilişkili risk seviyesinin kabul edilebilir olup olmadığına ve kurumsal başarı için kritik olan diğer faktörlere dayalı olarak bir portföye dahil edilir.
Portföy yöneticisinin çalışmaları aşağıdakileri içerebilir:
* Birbirleriyle büyük ölçüde ilgisiz olabilecek çeşitli proje veya programları yönetmek
* Seçilen projelerin kuruluşa değer katmasını sağlamak
* Projelere destek sağlanması için üst düzey yöneticilerle çalışmak
* Yatırım yapılan kaynaklardan en iyi getiriyi elde etmek
Program Yöneticisinin Rolü
Program yöneticisi, ilgili bir grup projeyi yönetmekten sorumludur. Koordineli kontrol, destek ve rehberlik sağlamak için projeler programlarda birleştirilir. Program yöneticisi, proje ve programın hedeflerine ulaşması için çalışır.
Program yöneticisinin çalışmaları aşağıdakileri içerebilir:
* Her bir projeyi ayrı ayrı yöneterek elde edilemeyecek sonuçları elde etmek için ilgili projeleri bir program dahilinde yönetmek
* Seçilen projelerin organizasyonun stratejik hedeflerini desteklemesini sağlamak
* Programın yararına olacak şekilde projeleri için gözetim sağlamak
* Programa bağlı proje yöneticilerinin çabalarına rehberlik etmek ve desteklemek
Tercümedeki katkılarından dolayı stajyerimiz Sude Yaren Taşcı'ya teşekkürlerimizle...
Yorumlar
Yorum Gönder