PMI-izm
Rita’nın PMI-izm notlarından “PMI-izm”leri PMP sınavına hazırlanan dostlara katkısı olur düşüncesiyle ve elimden geldiğince Türkçeye tercüme etmeye çalıştım.
(Tercümede tespit ettiğiniz hatalı bir durum var ise geri bildirimlerinizden memnun olurum)
(Tercümede tespit ettiğiniz hatalı bir durum var ise geri bildirimlerinizden memnun olurum)
Genel PMI-izm’ler
Proje yöneticisi, kendi çıkarlarını değil, projenin çıkarlarını ön planda tutar.
Sınav, genellikle proje yönetimi araçlarının ve tekniklerinin değerini anlayan ve bunları büyük bir projeye nasıl uyarlayacağını bilen bir proje yöneticisi açısından test eder. Bu nedenle, aksi belirtilmediği sürece, proje yöneticisinin, birçok ülkeden 200'den fazla kişiyi içeren, en az bir yıl süren, 10 milyon dolar veya üstü bir bütçesi olan, organizasyonda daha önce hiç yapılmamış büyük bir projeyi yönettiğini varsaymak faydalı olacaktır.
Proje yöneticileri PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Kılavuzunda yer alan tüm güçlere sahiptirler ve burada belirtilen tüm aktiviteleri projelerinde gerçekleştirebilirler.
Proje yöneticisi, projenin başlangıç aşamasında projeye yönetici olarak atanır; daha sonraki aşamalarda değil.
Proje yöneticisi, proje yönetimi süreçlerini çok iyi anlar ve uygular.
Kuruluşların resmi bir proje seçim süreci vardır ve projeleri kuruluşun stratejik hedeflerini ne kadar iyi karşıladığına bağlı olarak seçerler.
Proje yöneticisi projesinin neden yönetim tarafından seçildiğini bilir ve projeyi planlarken ve yönetirken bu amaçların ve iş ihtiyaçlarının karşılandığından emin olur.
Ekip üyeleri motive olmuş, güçlendirilmiş ve ilgilidirler. Proje için önerileri vardır. Proje yöneticisinin mikro yönetimini gerektirmeyecek sorumluluk bilincine sahiptirler.
Proje yöneticisi; kapsamı, zamanı, maliyeti, kaliteyi, riski, kaynakları ve müşteri memnuniyetini planlamak, yönetmek, değerlendirmek ve kontrol etmek için zaman harcar.
Kuruluşlar bir proje yönetim ofisine (PMO: Project Management Office) sahiptirler. Bu proje yönetim ofisinin, organizasyon genelinde projelere ilişkin önemli ve açıkça tanımlanmış sorumlulukları vardır.
Kuruluşların, projelerde kullanılmak üzere proje yönetim politikalarının olması gerekir. Bu politikalar proje yönetimi metodolojilerini, risk prosedürlerini ve kalite prosedürlerini içerebilir.
Bir proje bir program veya portföyün parçası olabilir ve projenin diğer projelerle olan ilişkisi, proje yöneticisinin işlerini nasıl yaptığını önemli ölçüde etkileyebilir.
Organizasyonlar daha önceki projelere ait iş paketlerinin neler olduğunu, her bir iş paketinin ne kadar maliyeti olduğunu ve hangi risklerin karşılandığını içeren kayıtlara ve öğrenilmiş derslere sahiptir. Proje yöneticisi bu verileri ve öğrenilmiş dersleri, mevcut projeyi planlamak için kullanır. Proje ilerledikçe, proje yöneticisi mevcut projeden öğrenilen dersleri kurumsal hafızanın oluşması adına organizasyonun bilgi tabanına kaydeder.
Proje yöneticisi, bir şirketin mevcut sistemleri ve kültüründe (kurumsal çevresel faktörler) çalışır ve bir projenin sonuçlarından birisi de bu sistemleri iyileştirmek için girdi sağlamak olmalıdır.
Her projenin, projeyi ve proje yöneticisinin rolünü tanımlayan ve yetkilendiren bir proje başlatma belgesi (tüzüğü) vardır.
Her projede bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanılır.
Bir proje yönetim planı bir çubuk grafik değil ve fakat bir dizi yönetim planıdır. Proje yöneticisi, gerçek bir proje yönetim planı oluşturmak için neler gerektiğini bilir.
Proje yöneticisi, bir projeyi planlamak, yönetmek ve kontrol etmek için proje yönetim planına ek olarak mevcut diğer belgeleri (proje belgeleri) oluşturur ve saklar.
Proje süresince paydaşlar projeye katkı sağlarlar. Projeyi planlarken, iletişim yönetimi planını ve paydaş yönetim planını oluştururken paydaşların ihtiyaçları dikkate alınır. Ayrıca riskleri tanımlamaya ve yönetmeye yardımcı olabilirler.
İnsanların yaptıkları iş için tazmin edilmeleri gerekir. (Cidden, sınavda bu kavramla ilgili bir soru ortaya çıktı.) [Yaptığım çeviriden çok emin olamadım. Orijinal metin şöyle: People must be compensated for their work]
PMI, altın kaplamayı onaylamaz (Altın kaplama: proje kapsamında yer almamasına rağmen ek işlevsellik eklemek).
Çoğu proje bir matris ortamında yönetildiğinden, motivasyon teorileri veya çatışma çözme gibi kolay görünen konular sınavda karmaşık olabilir.
Proje yöneticisi, proje yönetimi araçlarını ve süreçlerini doğru kullanmak için profesyonel bir sorumluluğa sahiptir.
Proje Planlama
Planlama çok mühimdir ve tüm projeler planlanmalıdır.
Proje yöneticisi, projeyi kendi başına değil, ekipten ve paydaşlardan gelen girdilerle planlar.
Planlamanın bir kısmı, PMBOK Kılavuzunda yer alan hangi süreçlerin kullanılması gerektiğine ve bu süreçlerin projeye nasıl uyarlanacağına karar vermeyi içerir.
Kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik ve paydaş yönetimi bilgi alanlarının nasıl planlanacağı, yönetileceği ve kontrol edileceği ile ilgili planlar vardır. Bunlara yönetim planları denir ve her projenin her bir bilgi alanı için bir planı olmalıdır.
Mümkünse, tüm gerekli çalışmalar ve tüm paydaşlar proje çalışması başlamadan önce belirlenir.
Proje yöneticisi kaliteyi ölçmek için kullanılacak ölçütleri (metric) belirler.
Proje yöneticisinin süreçleri devamlı olarak iyileştirmek için bir planı vardır.
Proje yöneticisi, ekip üyelerini ve paydaşlarını ödüllendirmek için bir sistem kurar.
Tüm roller ve sorumluluklar AÇIK ve ANLAŞILIR bir şekilde dokümante edilir ve projedeki ilgili kişilere atanır. Bunlar arasında raporlama sorumlulukları, risk yönetimi atamaları, toplantıya devam durumu ve proje çalışmaları gibi başlıklar yer alabilir.
Proje yöneticisinin ana odaklarından birisi riskleri tespit etmek olmalıdır.
Paydaşlara ve ekip üyelerine risk tanımlaması ve risk yönetimi görevleri verilir.
Proje yöneticisi, riskleri yöneterek projenin zamanından ve maliyetinden tasarruf edildiğini fark eder.
Proje maliyeti ve takvimi risk yönetimi tamamlanmadan sonuçlandırılamaz.
Proje yöneticisi, projenin bitiş tarihini ve diğer proje kısıtlarını ve projenin hedeflerini karşılayıp karşılamadığını değerlendirir. Proje çalışması başlamadan ÖNCE farklılıkları çözmek ve değerlendirmek için yönetim ile görüşür. Proje yöneticisi gerçekçi olmayan proje takviminin kendi hatası olduğunu bilir.
Proje yöneticisi, performansın proje yönetim planında belirtildiği gibi performans ölçüm temel çizgisine göre ne zaman ve nasıl ölçüleceğini planlar. Bununla birlikte proje işleri yürütülürken projenin nasıl performans gösterdiğini belirlemek için kullanabileceği başka ölçüm yöntemleri de vardır.
Proje yönetim planı gerçekçi olmalıdır ve herkes bu planın başarıya ulaşabileceğine inanır.
Sınav, bir proje başlangıç toplantısını (kickoff) sizin mevcut durumda anlamlandırmanızdan farklı olabilecek şekilde tanımlar. (Bkz. PMBOK Entegrasyon Yönetimi)
Proje İş ve Görevleri Yürütülürken
Proje, gerçekçi ve eksiksiz bir proje yönetim planına göre yönetilir.
Proje yöneticisi, proje yaşam döngüsü boyunca projenin durumunu (status) belirlemeye yardımcı olmak için proje yönetim planını baz alarak ölçümlemeler yapar.
Projeler, bitiş tarihi ve maliyet hedeflerinin karşılandığından emin olmak için proje süresince yeniden değerlendirmeye tabii tutular. Bu nedenle, proje yöneticisi projenin belirlenen bitiş tarihini ve bütçesini karşılayabildiğini neredeyse her zaman bilir.
Gecikmeler, proje için daha fazla zaman talep etmek yerine gelecekteki işleri yeniden planlayarak yapılmalıdır.
Proje yöneticisi yetki ve güce sahiptir. Projeyi müşterinin yararına kontrol altında tutabilmek için “Hayır” diyebilir.
Proje yöneticisi, her şeyin bir bedeli olduğunu tüm ekip üyelerinin ve paydaşların bilmesini sağlar.
Kapsamdaki bir değişikliğin, zaman, maliyet, kalite, risk, kaynaklar ve müşteri memnuniyeti üzerindeki etkileri açısından değerlendirilmesi ZORUNLUDUR. Proje yöneticisi, bu analizi yapmak için proje hakkında yeterli veriye sahiptir.
Proje yöneticisi, zaman içinde, projeyle ilişkili herkesin, proje hakkında ve proje süresince neler olabileceği konusunda farklı bilgi düzeyinde olabileceklerini fark eder. Bu nedenle, proje yöneticisi sürekli olarak herkesin neler olup bittiğini bilmesini ve uygun beklentiler içinde olmasını sağlar.
Proje yöneticisi, bir projedeki insan kaynaklarına dair sorumluluklarını anlar ve ciddiye alır.
Proje yöneticisi, ekip oluşturma ve ekip performansını yükseltme gibi aktivitelere zaman harcar.
Proje yöneticisi tedbirlidir ve sorunları erken bulur, değişiklikleri arar ve sorunları önler.
Proje yöneticisi, sorunların üstesinden gelmek yerine sorunların önlenmesine daha fazla zaman harcar.
Ortaya çıkan sorunların çoğu, onlarla başa çıkmak için oluşturulmuş bir risk cevap planına sahiptir.
Riskler her takım toplantısında ana gündem maddesidir.
Takım toplantıları projenin ilerleme durumuna (status) odaklanmaz. Proje durumu ile ilgili veriler farklı yollarla elde edilebilir.
Proje yönetim planındaki tüm değişiklikler, değişim yönetimi sürecinden ve entegre değişim kontrolünden geçer.
Proje yöneticisi, kurum politikalarının projede takip edilmesini sağlar.
Proje yöneticisi, kuruluşun standartlarında, politikalarında ve süreçlerinde iyileştirmeler önerir. Bu tür öneriler yönetim tarafından beklenmektedir ve memnuniyetle karşılanmaktadır.
Projenin herhangi bir bileşeninde bir değişiklik olduğunda kalite dikkate alınmalıdır.
Bir faaliyet veya iş paketi tamamlanmadan önce kalite kontrol edilmelidir.
Proje yöneticisi, PMBOK Kılavuzunda tartışılan bazı kalite etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde Kalite Güvence / Kalite Kontrol departmanı ile yakın çalışır.
Proje yöneticisi, tedarik sürecine aktif olarak katılır ve tedarik sürecinin yönetilmesine yardımcı olur.
Proje yöneticisi sözleşme dili hakkında malumata sahiptir ve bu dili anlar.
Proje yöneticisi, kendisi için önemli görünmeyenler de dahil olmak üzere sözleşmenin tüm şartlarının yerine getirildiğinden emin olur.
Proje Kapatılırken
Proje yöneticisi projeye ait bütün kayıtları arşivler.
Müşteriden kesin bir kabul olmadıkça hiçbir proje tamamlanmış olarak kabul edilemez.
Tüm projelerin sonunda, proje ekibine proje hedeflerine ulaşıldığını duyurma imkanı veren son bir rapor hazırlanır.
Proje Planlama
Planlama çok mühimdir ve tüm projeler planlanmalıdır.
Proje yöneticisi, projeyi kendi başına değil, ekipten ve paydaşlardan gelen girdilerle planlar.
Planlamanın bir kısmı, PMBOK Kılavuzunda yer alan hangi süreçlerin kullanılması gerektiğine ve bu süreçlerin projeye nasıl uyarlanacağına karar vermeyi içerir.
Kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik ve paydaş yönetimi bilgi alanlarının nasıl planlanacağı, yönetileceği ve kontrol edileceği ile ilgili planlar vardır. Bunlara yönetim planları denir ve her projenin her bir bilgi alanı için bir planı olmalıdır.
Mümkünse, tüm gerekli çalışmalar ve tüm paydaşlar proje çalışması başlamadan önce belirlenir.
Proje yöneticisi kaliteyi ölçmek için kullanılacak ölçütleri (metric) belirler.
Proje yöneticisinin süreçleri devamlı olarak iyileştirmek için bir planı vardır.
Proje yöneticisi, ekip üyelerini ve paydaşlarını ödüllendirmek için bir sistem kurar.
Tüm roller ve sorumluluklar AÇIK ve ANLAŞILIR bir şekilde dokümante edilir ve projedeki ilgili kişilere atanır. Bunlar arasında raporlama sorumlulukları, risk yönetimi atamaları, toplantıya devam durumu ve proje çalışmaları gibi başlıklar yer alabilir.
Proje yöneticisinin ana odaklarından birisi riskleri tespit etmek olmalıdır.
Paydaşlara ve ekip üyelerine risk tanımlaması ve risk yönetimi görevleri verilir.
Proje yöneticisi, riskleri yöneterek projenin zamanından ve maliyetinden tasarruf edildiğini fark eder.
Proje maliyeti ve takvimi risk yönetimi tamamlanmadan sonuçlandırılamaz.
Proje yöneticisi, projenin bitiş tarihini ve diğer proje kısıtlarını ve projenin hedeflerini karşılayıp karşılamadığını değerlendirir. Proje çalışması başlamadan ÖNCE farklılıkları çözmek ve değerlendirmek için yönetim ile görüşür. Proje yöneticisi gerçekçi olmayan proje takviminin kendi hatası olduğunu bilir.
Proje yöneticisi, performansın proje yönetim planında belirtildiği gibi performans ölçüm temel çizgisine göre ne zaman ve nasıl ölçüleceğini planlar. Bununla birlikte proje işleri yürütülürken projenin nasıl performans gösterdiğini belirlemek için kullanabileceği başka ölçüm yöntemleri de vardır.
Proje yönetim planı gerçekçi olmalıdır ve herkes bu planın başarıya ulaşabileceğine inanır.
Sınav, bir proje başlangıç toplantısını (kickoff) sizin mevcut durumda anlamlandırmanızdan farklı olabilecek şekilde tanımlar. (Bkz. PMBOK Entegrasyon Yönetimi)
Proje İş ve Görevleri Yürütülürken
Proje, gerçekçi ve eksiksiz bir proje yönetim planına göre yönetilir.
Proje yöneticisi, proje yaşam döngüsü boyunca projenin durumunu (status) belirlemeye yardımcı olmak için proje yönetim planını baz alarak ölçümlemeler yapar.
Projeler, bitiş tarihi ve maliyet hedeflerinin karşılandığından emin olmak için proje süresince yeniden değerlendirmeye tabii tutular. Bu nedenle, proje yöneticisi projenin belirlenen bitiş tarihini ve bütçesini karşılayabildiğini neredeyse her zaman bilir.
Gecikmeler, proje için daha fazla zaman talep etmek yerine gelecekteki işleri yeniden planlayarak yapılmalıdır.
Proje yöneticisi yetki ve güce sahiptir. Projeyi müşterinin yararına kontrol altında tutabilmek için “Hayır” diyebilir.
Proje yöneticisi, her şeyin bir bedeli olduğunu tüm ekip üyelerinin ve paydaşların bilmesini sağlar.
Kapsamdaki bir değişikliğin, zaman, maliyet, kalite, risk, kaynaklar ve müşteri memnuniyeti üzerindeki etkileri açısından değerlendirilmesi ZORUNLUDUR. Proje yöneticisi, bu analizi yapmak için proje hakkında yeterli veriye sahiptir.
Proje yöneticisi, zaman içinde, projeyle ilişkili herkesin, proje hakkında ve proje süresince neler olabileceği konusunda farklı bilgi düzeyinde olabileceklerini fark eder. Bu nedenle, proje yöneticisi sürekli olarak herkesin neler olup bittiğini bilmesini ve uygun beklentiler içinde olmasını sağlar.
Proje yöneticisi, bir projedeki insan kaynaklarına dair sorumluluklarını anlar ve ciddiye alır.
Proje yöneticisi, ekip oluşturma ve ekip performansını yükseltme gibi aktivitelere zaman harcar.
Proje yöneticisi tedbirlidir ve sorunları erken bulur, değişiklikleri arar ve sorunları önler.
Proje yöneticisi, sorunların üstesinden gelmek yerine sorunların önlenmesine daha fazla zaman harcar.
Ortaya çıkan sorunların çoğu, onlarla başa çıkmak için oluşturulmuş bir risk cevap planına sahiptir.
Riskler her takım toplantısında ana gündem maddesidir.
Takım toplantıları projenin ilerleme durumuna (status) odaklanmaz. Proje durumu ile ilgili veriler farklı yollarla elde edilebilir.
Proje yönetim planındaki tüm değişiklikler, değişim yönetimi sürecinden ve entegre değişim kontrolünden geçer.
Proje yöneticisi, kurum politikalarının projede takip edilmesini sağlar.
Proje yöneticisi, kuruluşun standartlarında, politikalarında ve süreçlerinde iyileştirmeler önerir. Bu tür öneriler yönetim tarafından beklenmektedir ve memnuniyetle karşılanmaktadır.
Projenin herhangi bir bileşeninde bir değişiklik olduğunda kalite dikkate alınmalıdır.
Bir faaliyet veya iş paketi tamamlanmadan önce kalite kontrol edilmelidir.
Proje yöneticisi, PMBOK Kılavuzunda tartışılan bazı kalite etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde Kalite Güvence / Kalite Kontrol departmanı ile yakın çalışır.
Proje yöneticisi, tedarik sürecine aktif olarak katılır ve tedarik sürecinin yönetilmesine yardımcı olur.
Proje yöneticisi sözleşme dili hakkında malumata sahiptir ve bu dili anlar.
Proje yöneticisi, kendisi için önemli görünmeyenler de dahil olmak üzere sözleşmenin tüm şartlarının yerine getirildiğinden emin olur.
Proje Kapatılırken
Proje yöneticisi projeye ait bütün kayıtları arşivler.
Müşteriden kesin bir kabul olmadıkça hiçbir proje tamamlanmış olarak kabul edilemez.
Tüm projelerin sonunda, proje ekibine proje hedeflerine ulaşıldığını duyurma imkanı veren son bir rapor hazırlanır.
Yorumlar
Yorum Gönder