Proje Yönetimi Vaka Calışması 5
Vaka Çalışması: Yeşil Kitaplar Yayıncılık’ta Değişim Yönetimi
Yeşil Kitaplar Yayıncılık, yerel bir kolej için özelleştirilmiş e-Kitaplar üretmektedir. İşletme, işletme fakültesindeki kıdemli bir profesörden “Küresel Bağlamda Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi” üzerine yeni bir e-Kitap için büyük bir sipariş almıştır. Bu seçkin öğretim üyesi mevcut ders kitaplarından memnun değildi ve kampüs derslerinde, lisansüstü seminerlerinde ve yöneticilere yönelik eğitim programlarında kullanmak üzere özelleştirilmiş bir e-Kitap istemişti. Bu, Yeşil Kitaplar’ın üstlendiği en karmaşık e-Kitap projesiydi.
Profesör için bu proje çok önemliydi ve farklı programlarda, farklı zamanlarda kullanılacaktı. Bu nedenle profesör, üretim için yeterli süre olması adına siparişini erkenden iletti. En iyi makalelerden geniş bir seçki yapmış, ayrıca giriş ve arka plan bölümleri ile her bölüm için tartışma soruları yazmıştı. Bu, üretim başlamadan önce çok sayıda izin alınması gerektiği ve profesörün yazdığı yeni materyaller için yoğun masaüstü yayıncılık yapılacağı anlamına geliyordu. Profesör, Yeşil Kitaplar’a e-Kitabın ilk ders başlamadan önce hazır olması için fazlasıyla zaman verdiğine emindi.
Bu kapsamlı e-Kitap siparişi, doğrulama aşamasında profesörle birkaç kez gidip gelme yaşanmasına neden oldu, çünkü çok sayıda izin için gerekli bilgilerin teyit edilmesi gerekiyordu. Bu da projeyi biraz gecikmeyle başlattı. Çok sayıda izin gerektiğinden, projeyi planlayan süpervizör izinlerin zamanında alınabilmesi için süreci hızlandırdı.
Yayın İlişkileri görevlisi izinler üzerinde çalışırken, kolejdeki müşteri temsilcisi projeyle ilgili çeşitli geri bildirimler almaya başladı. Bir yandan profesörden gelen sürekli değişiklik talepleri vardı. Yeni makaleler yayınlandıkça profesör bunları eklemek istedi. Ayrıca zaman geçtikçe planlarını yeniden gözden geçiren profesör, bazı değişiklikler yapmaya karar verdi.
Diğer yandan kolejdeki kitapçı müdürü de projenin öngörülen maliyetinden endişe duyuyordu. Çünkü bu e-Kitap çok sayıda makale ve bölümün yeniden basımını içeriyordu ve tahmini maliyeti yüksekti. Kolej, e-Kitapların düşük maliyetle teslim edilmesini bekliyordu; çünkü kitapçının kendi maliyetleri de (sunucular, dağıtım, pazarlama ve kâr marjı) vardı. Dolayısıyla Yeşil Kitaplar’ın maliyetleri, tüm izinleri, masaüstü yayıncılığı ve üretim masraflarını içermek zorundaydı.
Müşteri Temsilcisi bu sorunları Yeşil Kitaplar’daki birkaç kişiye iletti: kolej hesabının müşteri yöneticisine, bu e-Kitabın üretimini yöneten süpervizöre ve izinlerden sorumlu Yayın İlişkileri görevlisine.
- Müşteri yöneticisi bu önemli müşteriyi kaybetmekten endişeliydi.
- Süpervizör, taleplerin nasıl karşılanacağını ve bunun projeyi nasıl etkileyeceğini bilemiyordu.
- Yayın İlişkileri görevlisi ise yeni izinlerin maliyetinden ve alınması için gereken süreden endişeleniyordu; ayrıca artık kullanılmayan izinler için zaten harcanan maliyetler vardı.
Profesörün talepleri giderek artarak devam etti. Son teslim tarihi yaklaştıkça değişiklik taleplerinin sayısı arttı.
Süpervizör, her değişikliğin maliyetini kabaca hesaplamaya başladı:
• Her yeni izin için ek 500 $ (artık kullanılmayan ve daha önce alınmış izin başına zaten 500 $ harcanmıştı).
• Her yeni izin için Yayın İlişkileri görevlisinin 2 saatlik emeği (saatlik 22 $ çıplak maliyet, %150 genel giderle 55 $).
• Her değişiklik için Süpervizörün yeniden planlama süresi: 1 saat (saatlik 28 $ çıplak maliyet, %150 genel giderle 70 $).
• %20 satış komisyonu.
Profesörün sürekli değişiklik talepleri, projenin maliyetini hızla artırıyordu. Süpervizör, bu kapsam kaymasının (scope creep) mutlaka ele alınması gerektiğini düşünüyordu.
Aşağıdaki yönleri yorumlayınız:
a) Bu projenin paydaşları kimlerdir? Ana paydaşlar kimlerdir?
b) Talep edilen değişiklikler bütçeyi nasıl etkileyebilir?
c) Bu değişiklikler takvimi de etkileyebilir mi? Eğer evet ise nasıl?
d) Yeşil Kitaplar’ın müşteri taleplerine yönelik değişim yönetim süreci nedir? Bu süreçte olası sorunlar görüyor musunuz?
e) Yeşil Kitaplar’ın bu değişiklikleri nasıl ele almasını önerirsiniz? Kimler sürece dahil olmalıdır?
f) Yeşil Kitaplar, müşteriden gelen çelişkili talepler (ucuz e-Kitap isteyen kitapçı müdürü ve en iyi, güncel içeriği isteyen profesör) karşısında ne yapmalıdır?
a) Bu projenin paydaşları kimlerdir? Ana paydaşlar kimlerdir?
b) Talep edilen değişiklikler bütçeyi nasıl etkileyebilir?
c) Bu değişiklikler takvimi de etkileyebilir mi? Eğer evet ise nasıl?
d) Yeşil Kitaplar’ın müşteri taleplerine yönelik değişim yönetim süreci nedir? Bu süreçte olası sorunlar görüyor musunuz?
e) Yeşil Kitaplar’ın bu değişiklikleri nasıl ele almasını önerirsiniz? Kimler sürece dahil olmalıdır?
f) Yeşil Kitaplar, müşteriden gelen çelişkili talepler (ucuz e-Kitap isteyen kitapçı müdürü ve en iyi, güncel içeriği isteyen profesör) karşısında ne yapmalıdır?
Yorumlar
Yorum Gönder