Proje Yönetimi Vaka Calışması 3
Vaka Çalışması: Yeşil Kitaplar Yayıncılık’ta Standart Projelerin Tanımlanması
Yeşil Kitaplar Yayıncılık, üçüncü yılında başarılı bir baskı ve yayıncılık şirketidir. Kısa sürede büyük bir müşteri kazanmış ve bu müşterinin ihtiyaç duyduğu yeni işlerin tüm zorluklarına rağmen ayakta kalmıştır.
Bu işlerin büyük kısmı üniversite için hazırlanan özelleştirilmiş e-Kitaplardı. İlk dönem boyunca Yeşil Kitaplar’ın bu üniversite için e-Kitap üretiminde birçok sorun yaşandı. Bu sorunlar, üretilen e-Kitapların kalitesini etkiledi ve şirket için çok fazla yeniden iş yapma yükü doğurdu. Yerel üniversite de memnun değildi çünkü e-Kitap ürünleri kampüse bazen geç ulaşıyor, profesörler ve öğrenciler zamanında kullanamıyordu. Bazı durumlarda kitaplar bir veya iki hafta gecikiyordu.
Yeşil Kitaplar’ın yönetimi de bu projelerden dolayı zorlanıyordu. Üniversite, ürünlerin zamanında ve düşük maliyetle teslim edilmesini bekliyordu, fakat şirket her zaman bunu gerçekleştiremiyordu. Muhasebe bölümü her kitabın maliyetini takip etmekte zorlanıyordu; vardiya şefleri de hangi işlerin tamamlanması gerektiğini bilmekte ve doğru çalışanları görevlendirmekte sorun yaşıyordu.
Sorunların bazıları yeni yarı zamanlı çalışanlardan kaynaklanıyordu. Çalışanların çoğunun esnek çalışma saatleri olduğu için işe geldiklerinde hangi görevleri üstlenecekleri her zaman net değildi. Üretilen e-kitapların tek ortak noktası, birer kitap olmalarıydı. Her kitabın farklı üretim adımları, farklı içerikleri ve yeniden baskı onayları, farklı sayfa düzenleri ve kapak tasarımları vardı. Bazıları yalnızca makalelerin bir araya getirilip onaylandıktan sonra yeniden basılmasından ibaretti, bazıları ise kapsamlı masaüstü yayıncılık gerektiriyordu. Her e-Kitap karmaşık bir süreçti, üstelik sadece bir kez üretilecekti; çünkü tüm e-Kitaplar her dönem, her profesör ve ders için özel hazırlanıyordu. Her e-Kitap zamanında üretilmeli ve profesörün tam olarak istediği şekilde yapılmalıydı.
Üretime başlamadan önce her bir e-kitap için neye ihtiyaç duyulduğu belirlenmeli ve herkes tarafından anlaşılmalıydı. Üniversite, kaç farklı baskı işine ihtiyaç duyulacağını bildirmişti; ancak siparişler aynı anda gelmiyor, öğretim üyelerinden düzensiz şekilde ulaşıyordu. Bazı hocalar dersleri için acil sipariş veriyordu. Bazı siparişler öngörüldüğü gibi gelirken, bazıları beklenenden daha geç ulaşıyordu. Yeşil Kitaplar siparişleri sonunda aldığında, işlerin bazıları beklenenden çok daha büyük çıkıyordu.
Her e-Kitap için yapılacak tüm adımların listelendiği ayrı bir iş emri hazırlanması gerekiyordu ki görevler çalışanlara dağıtılabilsin. Ancak iş emirleri de sorunlu hale geliyordu. Gerekli tüm adımlar her zaman listeye eklenmiyor, her görev için süre tahminleri çoğunlukla iş bittikten sonra yapılıyor, bu da çalışanların yeni görevlere geçmesini engelliyordu. Bazı işler özel ekipman veya beceri gerektiriyordu, bazen de şirket içindeki diğer gruplardan destek almak gerekiyordu. Yeni işe alınan öğrencilerin hepsi kullanılan baskı ve ciltleme makineleri konusunda eğitimli değildi.
Yeşil Kitaplar, iş emirleri için bir şablon geliştirmek istedi. Bu şablonda bir e-Kitap üretimi için yapılabilecek tüm olası görevler listelenmeliydi. Bu görevler farklı iş aşamalarına bölünebilirdi:
Siparişi Alma Aşaması: Sipariş profesörden ya da üniversiteden alınmalı, kontrol edilmeli, doğrulanmalı ve iş emri başlatılmalı. Kontrol sürecinde müşteri temsilcisi, siparişi verenin adı, e-posta ve telefon bilgileri, gerekli tarih ve içeriklerin tam listesini aldığından emin olmalı. Ayrıca, siparişle birlikte gelmesi gereken tüm materyallerin ulaşıp ulaşmadığını ve izin alınması gereken öğelerin tam olarak belirlenip belirlenmediğini doğrulamalı. Herhangi bir sorun çıkarsa profesörle iletişime geçilmeli.
Siparişi Planlama Aşaması: Tüm masaüstü yayıncılık işleri planlanmalı, tahmin edilmeli ve üretim ekibine atanmalı. e-Kitabın derlenmesi ve üretilmesi için gereken tüm işler tanımlanmalı, tahmin edilmeli, planlanmalı ve personele atanmalı. Gerekli ekipman kaynakları belirlenmeli ve üretim takvimi için rezerve edilmeli.
Üretim Aşaması: İzinler alınmalı, masaüstü yayıncılık işleri (gerekiyorsa) yapılmalı, içerik dönüştürülmeli ve e-Kitabın taslağı hazırlanmalı. Kalite sorumlusu, e-Kitabı iş emrine ve müşteri siparişine göre kontrol etmeli. Onaylandıktan sonra istenen formatlarda e-Kitaplar üretilmeli. İkinci bir kalite kontrolüyle tüm formatların koleje teslim edilmeye hazır olduğu teyit edilmeli.
Üretimi Yönetme Aşaması: Üretim aşamasıyla paralel olarak süpervizör ilerlemeyi, iş dağılımını ve maliyetleri takip etmeli. Herhangi bir sorun hızlıca çözülmeli ve yeniden iş yapma ya da gecikmeler önlenmeli. Her e-Kitap, standart iş emri şablonu kullanılarak kendine özgü bir planla yürütülmeli.
Aşağıdaki yönleri yorumlayınız:
a) Bu özelleştirilmiş e-Kitaplar standart baskı sürecinden nasıl farklıdır? Hangi özellikler bu e-Kitapları bir proje yapmaktadır?
b) Bu e-Kitap projelerindeki paydaşlar kimlerdir? Bir e-Kitap projesine nasıl dahil olurlar ya da nasıl etkilenirler?
c) Tanımlanmış bir proje kapsamının olması neden önemlidir?
d) Üretimi Yönetme aşamasında süpervizörlerin ellerinde hangi bilgilere sahip olması gerekir? Neden?
e) Sizce standart bir iş emri şablonu geliştirmek Yeşil Kitaplar için faydalı olur mu? Neden?
f) Standart iş emri şablonuna başka hangi bilgilerin eklenmesini isterdiniz? Neden?
Bir e-Kitap Projesi için İş Kırılım Yapısı (WBS) oluşturunuz:
a) Bir e-Kitap yapmak için başlıca iş aşamaları nelerdir?
b) Her aşamadaki adımlar nelerdir?
c) Herhangi bir adım için alt adımları belirleyebilir misiniz? Neler olabilir?
Yorumlar
Yorum Gönder