Proje Yönetimi Vaka Calışması 8
Vaka Çalışması: Yeşil Kitaplar Yayıncılık’ta Ekip Oluşturma
Yeşil Kitaplar Yayıncılık büyümeye devam ediyor. e-Kitap işleri büyümeyi yönlendirmeye devam ettikçe, müşteri taleplerini karşılayabilmek için personele yenilerini ekliyorlar. Yeni gelenlerin çoğu ve mevcut e-Kitap ekibi üyelerinin bir kısmı, şirketin basılı yayın işinde hiç çalışmamış ve aslında şirketin kültürüne de yabancıydı.
Bu yeni çalışanlar farklı becerilere, geçmişlere ve motivasyonlara sahipti. Süpervizörler projelerini yönetmeyi biliyordu, ancak ekip üyelerine verilen özgün görevlerin her birini yapacak uzmanlığa her zaman sahip değillerdi. e-Kitap işinin başından beri şirkette olan çalışanların çoğu proje yönetimi teknikleri konusunda eğitim almıştı, dolayısıyla işleri iyi yapabiliyorlardı. Ancak yeni çalışanların hepsi bu eğitimi almamıştı. Yapılacak iş çok fazla olduğundan eğitim için zaman ayrılamıyordu.
Süpervizörler hem liderlik yapmalı, hem takımlarına ilham vermeli, hem de ekip üyelerini motive etmeliydi. Aynı zamanda iyi bir yönetici olup projenin günlük ve anlık hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamalıydılar. İyi bir motive edici olmak, iyi bir dinleyici olmayı; ekip üyelerinin karşılaştığı sorunları ve ihtiyaçlarını anlamayı gerektiriyordu.
Lider rolünün ötesinde, süpervizörler aynı zamanda iyi bir yönetici olmalıydı. Projeleri için ihtiyaç duydukları becerileri belirlemeliydiler. Yeşil Kitaplar’daki süpervizörler genellikle standart iş emri şablonunu kullanarak e-Kitap projeleri için İş Kırılım Yapısı (WBS) oluşturuyordu. Sonra bu becerilere sahip ekip üyelerini belirliyor, mevcut proje yöneticileri ve insan kaynakları ile işbirliği yaparak onların yeni projeyi destekleyebilmesini sağlıyordu. Ayrıca önceki projelerden çıkarılan derslere göre kritik görevler için yedek kişiler belirlenebiliyordu.
Ekip kurulduğunda çeşitli zorluklar ortaya çıkabiliyordu. Bazı zorluklar yarı zamanlı çalışanların işleri devrederek gitmesi nedeniyle işin durumunu bilmekle ilgiliydi. Bazıları, izinlerin gecikmesiyle içeriklerin zamanında kullanılamaması sonucu ortaya çıkan teknik sorunlarla ve bu durumun takvimi değiştirmesiyle ilgiliydi. Diğerleri ise çalışanlar arasındaki kişiler arası sorunlardı. Bu tür çatışmalar özellikle çoğunluğu öğrenci olan yarı zamanlı çalışanlarla tam zamanlı çalışanlar arasında yaşanıyordu. Süpervizörler sık sık bu çatışmalara aracılık etmek veya çözmek zorunda kalıyordu.
Süpervizörlerin, hızlı tempolu e-Kitap projeleri için yetkin ve üretken ekipler oluşturabilmek adına çalışanlarını kaynaştırmaları gerekiyordu. Çalışanların birbirine güvenmesi, liderliğin adil olacağına inanması ve iş öncelikleriyle kendi uygunlukları arasında denge kurulacağına güvenmeleri gerekiyordu.
Süpervizörler, her ekip üyesinin projenin hedeflerini, rollerini ve bunların nasıl birbiriyle ilişkili olduğunu anlamasının çok önemli olduğunu fark etti. Ayrıca projenin tamamlanmasındaki aciliyetin de hissedilmesi gerekiyordu. Bu aciliyet, e-Kitapların yoğun takvimlerinden ve tüm parçaların tamamlanmadıkça nihai e-Kitabın kalite kontrol ve yayına geçemeyeceği gerçeğinden kaynaklanıyordu. Yarı zamanlı çalışanlar ve devamsızlık sorunları nedeniyle, çalışanların hem kendi rollerini yapabilmesi hem de gerektiğinde ilişkili rollerde destek olabilmesi bekleniyordu.
Samantha, ortak bir anlayış oluşturmak ve bazı çatışmaları azaltmak için bazı süpervizörlerle birlikte proje başlangıç toplantıları düzenlemeye başladı. Bu toplantılarda ekip hedefleri ve planı gözden geçiriyor, bir ekip sözleşmesi (team charter) geliştiriyor ve üzerinde anlaşmaya varıyordu. Ekibin kendi sözleşmesini geliştirmesi süpervizöre ekibin nasıl birlikte çalıştığını gözlemleme fırsatı veriyor, aynı zamanda ekibin birlikte çalışma kurallarını koymasını sağlıyordu.
Ekip sözleşmesi, proje hedefleriyle başlıyordu. Ekip, bu hedefleri gerçekleştirmek için kendi amaçlarını da belirleyebiliyordu. Ayrıca proje katılım kuralları, davranış kuralları, ekip içi iletişim, durum ve sorunların bildirilmesi, problem çözme ve toplantı yapma gibi konular da bu sözleşmede yer alabiliyordu. Bu şekilde ekip sözleşmesi, ekip oluşturma ve ekip davranışları için bir temel sağlayabiliyordu.
Aşağıdaki yönleri yorumlayınız:
a) Proje ekiplerinin karşılaştığı bazı zorluklar nelerdir? Siz kendi ekiplerinizde bunlardan bazılarını yaşadınız mı? Başka ne tür ekip sorunları deneyimlediniz?
b) Ekip üyelerinin etkili bir proje ekibi üyesi olabilmeleri için hangi becerilere sahip olmaları gerekir?
c) Ekip üyelerinin proje hedeflerini ve kapsamını anlaması neden önemlidir?
d) Bir ekip sözleşmesi (team charter) oluşturduğunuzu düşünün. İşe başlamadan önce ekibin hangi kategorilerde kurallar üzerinde anlaşmasını isterdiniz? Neden?
e) Bu kategoriler için ekiplere hangi kuralları önerirsiniz? - Projeye katılım - Ekip üyelerinin davranışları - Proje üyeleri arasındaki iletişim (durum ve sorunların iletilmesi dahil) - Toplantıların yapılması
f) Başlangıç toplantısının avantajları nelerdir? Ekip sözleşmesi oluşturmanın avantajları nelerdir?
Yorumlar
Yorum Gönder