Proje Yönetimi Vaka Calışması 6
Vaka Çalışması: Yeşil Kitaplar Yayıncılık’ta Proje Yöneticilerinin Geliştirilmesi
Yeşil Kitaplar Yayıncılık büyümeye devam ediyor. Şirketin artık üç büyük müşterisi var: ikisi geleneksel basılı işlerde, üçüncüsü ise yerel bir kolej. Yerel kolej için özelleştirilmiş e-Kitaplar üretiyorlar. Bu yeni iş hattı hızla büyüyor; başka müşteriler de bu çalışmaları duydukça ilgilenmeye başlıyor ve müşteri yöneticileri başka kolejler ve meslek birlikleriyle ek projeler için görüşmeler yapıyor.
Büyüme ile birlikte işlerini planlamak ve yönetmek için bazı proje yönetimi kavramlarını uygulamaya başlamak zorunda kaldılar. Kurucular, Samantha’yı tam zamanlı olarak proje uzmanı ya da proje yöneticisi olarak işe aldılar; amaçları proje yönetimi uygulamalarını devreye sokmak ve hızlı büyümenin getirdiği krizi aşmaktı. Samantha, proje yöneticisi rolündeki ilk üç ayında resmi proje yönetimi süreçlerini tanıttı, bir proje yönetimi el kitabı hazırladı ve çalışanları eğitti. Bir yıl içinde şirket projeleri zamanında teslim eder hale geldi, kalite süreçleri işe yaradı ve müşteriler ürünlerden memnun kaldı. Bu başarı yeni işler ve yeni müşteri fırsatları doğuruyordu.
Ancak büyüme devam ettikçe Samantha baskı hissetmeye başladı. Tek başına bir kişiydi ve yapılacak çok şey vardı. Proje yönetimi becerilerini kullanarak daha fazla resmi süreç oturtmuş, el kitabı hazırlamış, eğitimler vermişti. Ama özellikle süpervizörleri destekleme konusunda kendisini yetersiz hissediyordu.
e-Kitap işinin büyümesiyle süpervizörlere olan talepler arttı. Çoğu, kurucuların tutumları ve müşteri hizmetleri anlayışları nedeniyle dikkatini çekmiş iyi baskı teknisyenleriydi. Ancak bugün onlardan sadece otomatik baskı makinelerini çalıştırmaktan çok daha karmaşık işler bekleniyordu. Süpervizörler artık hem müşterilerle hem de içerdeki müşteri yöneticileri ve müşteri temsilcileriyle iletişim kuruyordu. Farklı becerilere, geçmişlere ve motivasyonlara sahip çalışanları yönetiyorlardı. Kendilerinde olmayan becerileri başkalarından istemek, özellikle iş giderek e-Kitap yayıncılığına kayarken zordu.
Birçok süpervizör Samantha’dan biraz proje yönetimi mentörlüğü almıştı, ama yine de hem lider hem de yönetici olmaları gerektiğini biliyorlardı. Proje ekipleri e-Kitaplar üzerinde çalışmak üzere bir araya geldikçe çeşitli zorluklarla karşılaşılıyordu:
- İşin durumunu bilmek zorlaşıyordu; yarı zamanlı çalışanlar projeyi devredip gidiyordu.
- Geciken izinler nedeniyle içerikler kullanılamıyor, bu da planları etkiliyor ve teknik sorunlar çıkıyordu.
- Çalışanlar arasında kişisel sorunlar çıkıyordu. Özellikle genç yarı zamanlı öğrenciler ile tam zamanlı çalışanlar arasında çatışmalar yaşanıyordu. Süpervizörler sık sık bu çatışmalara aracılık etmek ya da çözmek zorunda kalıyordu.
Süpervizörlerin ekiplerini bir araya getirip hızlı tempolu e-Kitap projeleri için verimli ekipler oluşturmaları gerekiyordu. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeli, liderlerinin adil olacağına inanmalı ve iş öncelikleri ile kendi uygunlukları arasında denge kurabileceklerine güvenmeliydi.
Süpervizörler hem ilham verici liderler, hem de günlük işlerin gerçekleşmesini sağlayan yöneticiler olmalıydı. İyi bir motive edici olmak, aynı zamanda iyi bir dinleyici olmayı, ekip üyelerinin karşılaştıkları sorunları ve ihtiyaçlarını anlamayı gerektiriyordu.
Süpervizörler iki şeye ihtiyaç duyduklarını fark ettiler:
1. Daha güçlü insan ilişkileri becerilerine (soft skills) sahip olmak,
2. Proje yönetiminde daha fazla destek almak—özellikle iş detaylarının takibi, görev düzeyinde planlama ve yeniden planlama konularında.
Samantha, yönetim ve insan kaynakları/ eğitim birimiyle bu ihtiyaçları nasıl karşılayabileceklerini tartışmaya başladı. Belki süpervizörler için liderlik geliştirme eğitimleri düzenlenebilirdi. Ayrıca bir Proje Yönetim Ofisi (PMO) kurarak süpervizörlere iş takibi ve zamanlama konularında destek verecek proje yönetim kadrosunun oluşturulmasını yönetimle konuşuyordu. Bu iki konunun çözülmesinin, e-Kitap teslimatını çok daha sorunsuz hale getireceğini umuyordu.
Aşağıdaki yönleri yorumlayınız:
a) Süpervizörlerin karşılaştığı bazı zorluklar nelerdir?
b) Sizce süpervizörlerin etkili proje yöneticisi olabilmesi için hangi becerilere sahip olmaları gerekir? Bu becerilere neden ihtiyaç duyarlar?
c) Ekip üyelerinin, projelerde etkili ekip üyesi olabilmeleri için hangi becerilere sahip olmaları gerekir? Varsa, bunlar nelerdir?
d) Sizce etkili bir proje yöneticisinin en önemli özelliği ya da becerisi nedir?
e) Proje yöneticileri ekiplerini daha etkili hale getirmek için hangi adımları atabilir?
f) Samantha’ya bir Proje Yönetim Ofisi kurma konusunda ne tavsiye verirdiniz? Bu ofis hangi rolleri üstlenebilir ve mevcut projelerle nasıl etkileşimde bulunabilir?
g) Bu PMO işlevi başka hangi şekillerde organize edilebilir?
Yorumlar
Yorum Gönder