Proje Yönetimi Vaka Çalışması 1
Vaka Çalışması: Yeşil Kitaplar Yayıncılık’ta Proje Yönetimi
Yeşil Kitaplar Yayıncılık, iki yıl önce Philadelphia, ABD’de üniversitede tanışan iki arkadaş, Jim King ve Brad Mount tarafından kuruldu. Yeni işte Jim, editörlük, satış ve pazarlamaya odaklanırken, Brad Mount elektronik montaj ve kitapların yayımlanması ile ilgileniyordu. İşletmeleri ilk iki yılda başarılı ve kârlı oldu; bu başarı büyük ölçüde iki büyük şirketten alınan sözleşmelere dayanıyordu.
Üçüncü yıllarında, özelleştirilmiş e-Kitaplara ihtiyaç duyan yerel bir üniversitenin üçüncü büyük müşteri olarak eklenmesiyle işler yoğunlaştı. Yayıncılık işlerine yardımcı olması için birkaç yarı zamanlı çalışan işe aldılar.
Fakat üçüncü yılın sonunda Yeşil Kitaplar Yayıncılık kritik sorunlar yaşamaya başladı:
• Yeni çalışanlardan tam anlamıyla yararlanamıyorlardı.
• e-Kitapları müşterilerine zamanında teslim edemiyorlardı.
• Kaliteli metin sağlayamıyorlardı—ürünlerindeki hataları düzeltmek için zaman ve para harcanıyordu.
• Maliyetleri kontrol edemiyorlardı—üçüncü yılda işletmeleri kârlı değildi.
Yeşil Kitaplar’da sorunlarda belirgin bir artış oldu, birçok tatsız “sürpriz” ortaya çıkmaya başladı; yeni kaynaklar işe alınmasına rağmen işler kötüye gidiyordu, ayrıca bazı projeler hatalı tahmin edilmişti. Yerel üniversite, e-Kitap ürünleri profesörler ve öğrenciler tarafından kullanılmak üzere kampüse geç ulaştığı için memnun değildi. Bazı durumlarda kitaplar bir veya iki hafta geç geliyordu. Derslerin zamanında başlaması gerektiğinden ve öğrencilerin derslerin başında kitaplara ihtiyaç duymasından dolayı yeni ve kazançlı müşteri olan üniversite mutsuzdu.
Jim ve Brad’in işe aldığı yeni yarı zamanlı çalışanlardan biri olan Samantha, üniversitede bir proje yönetimi dersi almıştı. Samantha, proje yönetimi disiplininden heyecan duymuştu ve proje yönetimi becerilerini geliştirmek için bilinçli olarak Yeşil Kitaplar’da çalışmayı seçmişti.
Bir gün Jim, Samantha’yı öğle yemeğine davet etti. Jim, Samantha’nın proje yönetimine aşina olduğunu biliyordu ve yaşadıkları sorunlar hakkında ne düşündüğünü duymak istiyordu. Yemekte Jim, ilk iki yılda başarılı bir şekilde projeler yürütüp uygulayan küçük işletmelerinin neden artık ciddi şekilde zorlandığını sordu. Özellikle karşılaştıkları sorunları sıraladı ve çözüm için fikir istedi.
Samantha, tüm sorunları araştırmak için biraz zamana ihtiyacı olduğunu söyledi fakat Yeşil Kitaplar’ın yenilikçi olmasına rağmen projelerin bir yol haritası ya da proje planı olmaksızın tamamlandığını, proje yönetiminde disiplinli bir yaklaşımlarının olmadığını belirtti. Jim ve Brad’in zaman yönetimi için herhangi bir proje yazılımı kullanmadığını, tahmin, bütçe veya paydaşlarla iletişim için araç ya da tekniklerden yararlanmadığını gördü. Ayrıca proje risklerini ve kaliteyi yönetmek için herhangi bir süreçleri de yoktu.
Bundan etkilenen Jim King, Samantha’ya tam zamanlı olarak proje uzmanı ya da proje yöneticisi olarak katılmayı düşünüp düşünmediğini sordu; amaç proje yönetimi uygulamalarını devreye almak ve mevcut krizi aşmalarına yardımcı olmaktı.
Samantha teklifi kabul etti! Onun birçok temel becerisi vardı—çok iyi bir iletişimciydi, kişiler arası becerileri yüksekti ve ayrıntılara dikkat ediyordu. Yeni rolünde proje yöneticisi olarak ilk üç ay içinde resmi proje yönetimi süreçlerini tanıttı, bir proje yönetim el kitabı hazırladı ve çalışanları işleri doğru yapmaları için eğitti.
Dokuz ay içinde Samantha işleri tamamen tersine çevirdi. Proaktif risk analizi ve risk yanıt planlaması sayesinde sürprizler ve sorunlar azaldı. Paydaşlarla iletişim güçlendi.
Brad ve Jim, şirketin projeleri zamanında teslim ettiğini, kalite süreçlerinin işe yaradığını ve müşterilerin ürünlerden memnun olduğunu gördüler!
Aşağıdaki yönleri yorumlayınız:
a) Yeşil Kitaplar Yayıncılık neden zorlandı?
b) Samantha’nın uyguladığı ve işe yarayan özel proje yönetimi çözümleri nelerdi?
c) Siz proje yöneticisi olsaydınız Brad ve Jim’e ne tür öneriler verirdiniz?
d) Benzer şekilde zorlanan başka girişim şirketleri biliyor musunuz? Bu zorlukların üstesinden nasıl geldiler?
e) Yeşil Kitaplar Yayıncılık teknoloji yoğun bir iş, fakat Samantha teknik bilgiye sahip değil. Yine de başarılı bir proje yöneticisi olmaya devam edebilir mi?
Orijinal metin:
Yorumlar
Yorum Gönder